2022年4月7日,国家档案局正式发布《实物档案数字化规范》(DA/T89—2022,以下简称《规范》),填补了国内实物档案数字化技术标准的空白,标准自2022年7月1日起实施。《规范》规定了实物档案数字化工作的组织与管理,以及实物档案数字化前处理、数字化采集、影像处理与实物档案验收、移交和入库等工作要求。

背景情况

    《中华人民共和国档案法》对推进传统载体档案数字化、保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用作出了明确规定。很多单位在实施纸质、声像档案数字化的同时,也开始尝试开展实物档案的数字化工作。由于实物档案本身具有种类多样、形状复杂、数量相对较少等特点,大部分单位只限于简单的拍照提供利用,不能直观反映档案的真实情况,个别实物档案经过长期保存,相比原貌发生了较大差别,现有的档案数字化规范难以满足实物档案数字化的需要。鉴于实物档案的重要价值、濒危档案保护的严峻形势,有必要尽快探索研究实物档案数字化规范标准,指导开展实物档案数字化工作,从而更好满足档案工作数字化转型的时代要求。

    按照全国档案工作标准化技术委员会第二十五次年会统一安排,明确由国家电网有限公司牵头承担行业标准《规范》的编制工作。在国家档案局的指导和支持下,国家电网有限公司高度重视,精心组织,选拔专业力量,组建项目团队,加强科研攻关,多方征求档案领域内相关专家意见建议,不断修改完善《规范》。《规范》自立项至正式印发,历经现场和远程调研10余次,专家评审和论证6次,向全国各有关单位征求意见1次,共征集行业各有关单位和专家意见125条,采纳意见113条,易稿10次。

编制原则

    《规范》编制过程中,主要遵循以下基本原则:

    一是明确依据,统筹布局。依据国家标准制定原则、国家现行建设法规和标准化工作的相关规定,以及纸质档案、声像档案、录音录像档案等专业规范标准,参照最新档案工作要求,合理确定实物档案数字化原则、技术要求及工作流程等,确保《规范》的一致性和时效性。

    二是广泛调研,深入研讨。广泛查阅国内外相关文献资料,实地调研博物馆、档案馆等典型机构,结合各行业数字化现状、成本效益等因素,形成《规范》的框架结构。加强编写组内部沟通与研讨,深入分析研究,明确实物档案数字化相关术语,逐步完善《规范》章节内容,确保《规范》的实用性和普适性。

    三是反复验证,不断完善。围绕实物档案数字化业务需求和技术要点,借鉴文物、工业测绘等行业先进经验,从工作术语到管理规范,从技术原理到操作规程,逐项细化设计、反复验证,确保《规范》的适用性和专业性。

主要内容

    《规范》共分13章48小节,包括范围、规范性引用文件、术语和定义、总体要求、组织与管理、档案出库、数字化前处理、目录数据库建立、数字化采集、影像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交、档案归还入库等。

    《规范》界定了实物档案的基本范畴,即“国家机构、社会组织或个人在社会活动中制作或获取的,以特定有形物品存在的具有保存价值的实物”可视为实物档案,较为典型的实物档案有“奖状、奖杯、锦旗、证书、印章、印模、产品、标本、工具设备等”。同时,《规范》明确了该标准的适用范围,即适用于各级各类档案室、档案馆采用拍摄、扫描等方式对实物档案数字化加工过程的管理。在数字化实施过程中,应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素,统筹规划、科学开展实物档案数字化工作,并采用有效的管理和技术手段,确保实物档案数字化成果质量,真实反映实物档案的有关信息,最大限度地展现档案原貌。

    1.工作组织与制度管理

    《规范》规定了实物档案数字化工作的组织机构及人员配备要求,应建立实物档案数字化工作组织,对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等,确保数字化工作顺利开展;从事实物档案数字化工作人员应熟悉档案业务并具有较高的调查研究水平和良好的组织领导能力、熟悉相关标准规范并具备一定数字化基础知识和技术能力等。

    为确保数字化工作达到预期目标,要求在充分调研的基础上,制定科学合理的工作方案,明确数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排等具体事项。

    2.基础设施与文件管理

    为加强实物档案实体的保护,《规范》对实物档案数字化基础设施作出规定,要求配备专用加工场地,并进行合理布局,形成档案存放、数字化前处理、档案著录、数字化采集、影像处理、质量检查等工作区域,同时配备防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等设施设备。为更好满足数字化工作需要,应合理规划、配备和管理实物档案数字化设施设备。

    为加强实物档案数字化工作文件管理,《规范》要求对实物档案数字化工作方案、实物档案数字化审批书、实物档案数字化流程单、数据验收单、项目验收报告、实物档案数字化成果移交清单等重要文件及时进行整理、归档、移交。

    3.工作流程管理

    实物档案数字化的主要流程环节包括:数字化前处理、目录数据库建立、数字化采集、影像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等(如图所示)。为确保数字化工作规范有序开展,《规范》要求对实物档案数字化工作进行全过程管控,并建立问题反馈机制,对数字化工作过程中发现的问题及时反馈和修正。

实物档案数字化流程示例图

    关于数字化前期准备工作(第6、7、8章),此阶段包括档案出库、数字化前处理、目录数据库建立等工作。档案保管部门按照实物档案数字化工作方案确定的数字化对象,开展档案调取、清点、登记等前期准备工作,并提交档案出库申请,经批准后按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续。档案出库后,应及时确定实物档案数字化对象的特征点,对实物档案进行外观检查,对实物档案编号、材质、外形等信息,以及存在的问题进行记录。为便于实物档案数字化成果的管理和利用,应按照《档案著录规则》建立规范的目录数据库。

    关于数字化采集工作(第9章),《规范》根据实物档案的展示类型和特点,提出了平面扫描、三维扫描、数码拍照、环物摄影四种采集方式。其中,平面扫描适用于能以二维静态图像形式展示的实物档案,如奖状、证书、印模等;三维扫描适用于能以三维立体影像形式展示的实物档案,如奖杯、产品、标本、工具设备等;数码拍照适用于能以二维静态图像形式展示的实物档案,如奖牌、奖杯、锦旗等;环物摄影适用于能以三维全景影像形式展示的实物档案,如生产工具、设施设备等大型实物档案。

    数字化采集过程中,应统筹考虑档案原件实际情况、数字化目的和规模、计算机网络和存储条件等因素,选择合适的采集方式和设备,合理设置设备参数,严格遵守操作流程,确保数字化采集工作质量。

    关于数字化后期处理工作(第10、11章),此阶段包括影像处理、数据挂接、成果验收与移交等工作。为保证采集后数字影像清晰、完整、不失真,便于后期管理和使用,数字化工作人员应根据数字化采集影像的实际情况,及时对数字化影像采取旋转、纠偏、去污、拼接、裁剪、降噪及数据平滑等处理措施,力求影像效果最接近档案原貌。数字化影像经过处理后,应及时将数据库中的目录数据与其对应的实物档案数字化影像进行挂接,以实现目录数据与数字影像的关联。

    4.数字化成果验收与移交

    为保证数字化成果100%达到预期目标,《规范》对数字化成果验收与移交工作作出规定,要求成立专门的验收组,采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式,对数字化成果进行验收。验收合格的数字化成果按照实物档案数字化工作方案及时移交,并履行档案入库交接手续。

    5.数字化外包管理

    《规范》提出在需要外包的情况下,档案部门应从企业性质、股东组成、资金来源(构成)、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面,严格审查评估外包企业的相关资质和技术能力。在项目实施过程中,外包企业应严格遵守《档案数字化外包安全管理规范》开展数字化工作;同时,档案部门应指派专门人员参与外包业务的监督、指导,完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。